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"IT Projekte brauchen immer doppelt so lange und sind doppelt so teuer wie anfangs geplant."
Anspruchsvolle IT Projekte, mit definierten Zielen, einem klaren
Projektplan, einem Aufwands- und Kostenrahmen sowie einer Zeitvorgabe
benötigen ein schlankes, ergebnisorientiertes Projektmanagement.
Die 5 ask:us Regeln für ein erfolgreiches Projektmanagement
ask:us orientiert sich in der Projektarbeit an den folgenden Regeln und
sorgt somit dafür, dass Ihr Projekt im Zeit- und Budgetrahmen
erfolgreich abgeschlossen werden kann:
(1) Management Awareness schaffen
- für klare Vorgaben und Ziele des Unternehmens (im Projekt)
- für klare Anforderungen an das Projekt in Bezug auf Berichte, budgetierte Mittel und Zeitvorgaben
- für die Komplexität des Projektes und die technischen Zusammenhänge
- für notwendige finanzielle und zeitliche Reserven
- für die Unwägbarkeiten in IT Projekten und die Notwendigkeit von Management Support
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(2) Effiziente Projektplanung ohne Overhead
- Variable Projektpläne schaffen und kritische Pfade aufzeigen
- Verantwortlichkeiten delegieren (“Hüte aufsetzen”)
- Ausreichende Reserven für Unvorhergesehenes vorsehen (Liefertermine, Umtausch, Crash, etc. = worst case vermeiden)
- Im Falle von Verzögerungen konsequent die Projektplanung anpassen und kommunizieren
- Schlankes Berichtswesen mit Arbeitspaketen und Statusmeldungen
- Change Requests konsequent einfordern und eskalieren, auch beim Steering Committee
- In der Aufwandsschätzung Ersatz für alle beteiligten Ressourcen vorsehen (Krankheit, Kündigung, Umwidmung, Babypause, etc.)
(3) Geschulte Projektmitarbeiter einsetzen,
- die sich über die Bedeutung ihrer Aufgabe im Rahmen des Projektes im Klaren sind
- die Probleme und Änderungen sofort melden
- die geübt sind in Zeit- und Aufwandsschätzungen
- die Arbeit im Projekt gewohnt sind und dafür geschult wurden
(4) Klare Trennung von Tagesgeschäft und Projekt
- Mitarbeiter, die nicht (wenigstens halbtags) aus dem
Tagesgeschäft herausgenommen und adäquat vertreten werden können,
sollten im Projekt nicht eingesetzt werden.
- Schaffung einer Arbeitsumgebung, bei der die Projektarbeit nicht durch Anrufe aus dem Tagesgeschäft gestört wird.
(5) Projektkommunikation (das Wichtigste zum Schluss)
- Die Mitarbeiter müssen im Überblick wissen, wie und wo das Projekt steht.
- Die Rollenverteilung im Projekt muss klar definiert sein um effizient miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten zu können.
- Relevante Kommunikation muss zum Projektmanagement eskaliert werden.
- Sowohl die Kunden als auch das Management müssen rechtzeitig
informiert werden (nicht: “frühzeitig”, um keine Erwartungshaltungen zu
schaffen).
Man kann nicht zu viel kommunizieren, man kann nur zu viel Zeit darauf verwenden.
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